Преди година бизнесът на Илиан е в прекрасно състояние - с близо 10-годишна история, приходите са огромни, а дейността му изисква само четирима служители, договори с доставчици, няколко тетрадки и стабилна телефонна линия. Днес в компанията му влизат едва 12% от предишните приходи, а редовните клиенти са изчезнали или се обаждат все по-рядко. Защо?

Това, което е убягнало на Илиан е, че в последните пет години са се появили няколко нови играча на пазара с много по-корпоративен подход, представени са два нови бизнес модела, които правят доставката по-бърза и цената по-ниска, има много нови производители, с които той няма отношения, а от студентите, с които е започнал в началото, днес са останали само двама, вече семейни мъже.

Светът около нас се променя непрестанно и все по-динамично. Науката и технологиите напредват бързо, конкурентите откриват нови бизнес модели, държавата се опитва да осъвременява регулациите, инфраструктурата се появява и изчезва, а потребителските навици са все по-непостоянни. Допълнително всяка организация се променя и отвътре. В тази ситуация промяната не е въпрос на желание на мениджмънта, а стихия, която трябва да се овладее.

За щастие промяната не е случайно събитие, а резултат от разнообразни и продължителни процеси, които могат да бъдат наблюдавани, изследвани и контролирани. Инструментите, с които разполага една организация днес, са бизнес модели, работни процеси, софтуерни и хардуерни инструменти, рамки за управление, метрики и стратегии за развитие.

Използването и съвместяването им е сложна задача, но наградата е голяма - стабилност и управляемо развитие на компанията. Успешното прилагане позволява на висшия мениджмънт да улови всяка заформяща се промяна и да я отрази в плановете си за бъдещето. Опростено визуално представяне на техните отношения може да се даде чрез следната диаграма:

Моментните състояния на една организация - минали, текущи и бъдещи, се описват чрез нейните бизнес модел (business model), работни процеси (business processes) и инструментариум (tools). За управляем преход от едно състояние на компанията в друго имаме нужда от стратегия - план изграден от ясни стъпки. В този план всяка стъпка е отделен проект с конкретни цели, срок и бюджет. 

Всяка от тези стъпки трябва да е съобразена с рамките (governance frameworks), които компанията си е поставила. Тези рамки представляват инструкции за планиране на даден аспект, който компанията смята за важен - продажби, работни процеси, техническо подсигуряване, информационна сигурност и други. В днешно време всеки един от тези елементи трябва да бъде подплатен с метрики (KPIs) - обективните фактори, по които можем да оценим какво е текущото състояние на компанията, какво е правилното действие в тази ситуация, как се развива изпълнението му и какви са резултатите от него.

Всяка компания разполага с тези елементи на своето управление, било то оформени като документи или в мислите на лидерите й. Дефинирането им в писмен вид е логична стъпка в съзряването на една организация. Когато компанията успее да достигне такава степен на яснота, тя може да расте без страх.

Интересна новина е, че в момента ЕС финансира проекти за оптимизация на бизнес модели, работни процеси и системи в малки и средни български компании. Формалното име на програмата е BG16RFOP002-2.002 „Развитие на управленския капацитет и растеж на МСП“ и по нея се спонсорират проекти за консултантски услуги и придобиване или разработка на софтуер, чрез които ще се оптимизират работни процеси. Темите, разгледани в тази статия, могат да ви помогнат да подготвите по-добре своя проект.