Всяка компания е различна, поради уникалното виждане на нейните ръководители за това кои аспекти на бизнеса са от значение. Всеки мениджър има идеи и познания за това как да структурира своята сфера. В една растяща организация тези идеи трябва да бъдат описани в документи, по един за всеки съществен аспект.

Тези рамки за управление (governance frameworks) позволяват както да се внедрят различни стандарти, така и идеите и отговорностите да бъдат комуникирани през различните нива на йерархията.

Отправна точка за изграждането на рамка за управление са принципите, които ръководителят прилага. Обикновено професионални лидери или организации излизат с набор от принципи, които се подлагат на широко обществено обсъждане и оформят  мирогледа на професионалистите в мениджмънта. Някои принципи имат имена, като Waterfall, LEAN или Agile, други се асоциират с автора си като ISACA.

Стандартите са документ, в който се дефинират минимални изисквания как да бъде разгледан даден въпрос и в каква детайлност. Всеки стандарт следва един или няколко набора принципи. Те не дават ясна последователност от действия, но очертават въпросите, на които трябва да отговорим, за да гарантираме определени минимални характеристики на продуктите и услугите си или дейностите, които извършваме покрай тях.

Методологиите реализират стандартите в практиката. Методологията е ясно дефинирана последователност от техники. Тези техники са така подбрани, че всяка ползва резултатите от предходната, така че да надгражда над нея и в крайна сметка да се достигне до определен краен продукт. Правилното прилагане на методологията изисква добро познаване на техниките и стандартите, които се имплементират.

Техниките имат най-разнообразни форми - диаграми, формуляри, процедури и други.

Рамките за управление (governance frameworks) са комбинация от техники, подбрани специфично за дадената организация. Те се подреждат, следвайки изцяло или частично установени методологии в търсене на отговори и съобразявайки се с ограниченията и нуждите, специфични за компанията.

В една рамка за управление могат да се ползват една или няколко различни методологии. За да се построи ефективна рамка, трябва добро познаване на използваните методологии, стандартите и принципите, на които те отговарят. Синхронизирането на тези елементи гарантира, че техниките са правилно подредени и няма загуба или недостиг на информация между тях.

Рамката за управление е едно от жизнено необходимите неща за начертаването на успешна стратегия на една организация. Тя задават ограниченията, които трябва да се спазват в прехода между настоящото и желаното бъдещо състояния на компанията. Такъв контрол на промяната е желание на всеки мениджър. Как да постигнем това е въпрос, чийто отговор може да намерите в статията “Управлявай промяната”.

Преди година бизнесът на Илиан е в прекрасно състояние - с близо 10-годишна история, приходите са огромни, а дейността му изисква само четирима служители, договори с доставчици, няколко тетрадки и стабилна телефонна линия. Днес в компанията му влизат едва 12% от предишните приходи, а редовните клиенти са изчезнали или се обаждат все по-рядко. Защо?

Това, което е убягнало на Илиан е, че в последните пет години са се появили няколко нови играча на пазара с много по-корпоративен подход, представени са два нови бизнес модела, които правят доставката по-бърза и цената по-ниска, има много нови производители, с които той няма отношения, а от студентите, с които е започнал в началото, днес са останали само двама, вече семейни мъже.

Светът около нас се променя непрестанно и все по-динамично. Науката и технологиите напредват бързо, конкурентите откриват нови бизнес модели, държавата се опитва да осъвременява регулациите, инфраструктурата се появява и изчезва, а потребителските навици са все по-непостоянни. Допълнително всяка организация се променя и отвътре. В тази ситуация промяната не е въпрос на желание на мениджмънта, а стихия, която трябва да се овладее.

За щастие промяната не е случайно събитие, а резултат от разнообразни и продължителни процеси, които могат да бъдат наблюдавани, изследвани и контролирани. Инструментите, с които разполага една организация днес, са бизнес модели, работни процеси, софтуерни и хардуерни инструменти, рамки за управление, метрики и стратегии за развитие.

Използването и съвместяването им е сложна задача, но наградата е голяма - стабилност и управляемо развитие на компанията. Успешното прилагане позволява на висшия мениджмънт да улови всяка заформяща се промяна и да я отрази в плановете си за бъдещето. Опростено визуално представяне на техните отношения може да се даде чрез следната диаграма:

Моментните състояния на една организация - минали, текущи и бъдещи, се описват чрез нейните бизнес модел (business model), работни процеси (business processes) и инструментариум (tools). За управляем преход от едно състояние на компанията в друго имаме нужда от стратегия - план изграден от ясни стъпки. В този план всяка стъпка е отделен проект с конкретни цели, срок и бюджет. 

Всяка от тези стъпки трябва да е съобразена с рамките (governance frameworks), които компанията си е поставила. Тези рамки представляват инструкции за планиране на даден аспект, който компанията смята за важен - продажби, работни процеси, техническо подсигуряване, информационна сигурност и други. В днешно време всеки един от тези елементи трябва да бъде подплатен с метрики (KPIs) - обективните фактори, по които можем да оценим какво е текущото състояние на компанията, какво е правилното действие в тази ситуация, как се развива изпълнението му и какви са резултатите от него.

Всяка компания разполага с тези елементи на своето управление, било то оформени като документи или в мислите на лидерите й. Дефинирането им в писмен вид е логична стъпка в съзряването на една организация. Когато компанията успее да достигне такава степен на яснота, тя може да расте без страх.

Интересна новина е, че в момента ЕС финансира проекти за оптимизация на бизнес модели, работни процеси и системи в малки и средни български компании. Формалното име на програмата е BG16RFOP002-2.002 „Развитие на управленския капацитет и растеж на МСП“ и по нея се спонсорират проекти за консултантски услуги и придобиване или разработка на софтуер, чрез които ще се оптимизират работни процеси. Темите, разгледани в тази статия, могат да ви помогнат да подготвите по-добре своя проект.